Hộ kinh doanh lúng túng với hóa đơn điện tử

Bắt đầu áp dụng hóa chứng từ số

Kể từ ngày 1/5/2025, hơn 38.000 hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, theo Nghị định 57/2025 sửa đổi Nghị định 123/2020. Quy định này nhằm minh bạch hóa quản lý thuế và hiện đại hóa quy trình kinh doanh tại Việt Nam.

Mặc dù phần lớn hộ kinh doanh nỗ lực tuân thủ, việc làm quen với hóa đơn điện tử vẫn là thử thách lớn. Các vấn đề như lỗi phần mềm, thiếu thông tin từ khách hàng, và chi phí vận hành cao đang cản trở quá trình chuyển đổi, đặc biệt tại các đô thị lớn như Hà Nội và TP.HCM.

Áp dụng hóa đơn điện tử là bước tiến quan trọng, nhưng cần sự hỗ trợ đồng bộ để giúp các hộ kinh doanh thích nghi hiệu quả.

Thách thức công nghệ và kỹ năng

Nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là người lớn tuổi, gặp trở ngại khi thao tác với hóa đơn điện tử do hạn chế về kỹ năng công nghệ. Một ví dụ điển hình tại quán Phở Nam Định (quận Ba Đình, Hà Nội) cho thấy khách hàng mua hàng lẻ, như tô phở 20.000 đồng, thường không cung cấp thông tin để xuất hóa đơn, gây khó khăn cho chủ quán.

Trong một trường hợp, phần mềm bán hàng của quán Phở Nam Định gặp lỗi, không kết nối được với hệ thống thuế để xuất hóa đơn điện tử. Sau khi kiểm tra, nguyên nhân là do trục trặc kỹ thuật từ phần mềm nội bộ. Quán đã phối hợp với nhà cung cấp để khắc phục, nhưng sự cố này cho thấy nhu cầu cấp thiết về hệ thống ổn định khi triển khai hóa đơn điện tử.

Cơ quan thuế khuyến khích các nhà cung cấp phần mềm thiết lập kênh hỗ trợ kỹ thuật nhanh để xử lý kịp thời các vấn đề tương tự.

Chi phí vận hành hóa đơn số

Hộ kinh doanh như cửa hàng bún bò Huế (quận Đống Đa, Hà Nội) nêu khó khăn khi bán qua các nền tảng như Shopee Food. Cuối ngày, nền tảng chuyển tiền về tài khoản, nhưng chủ hộ thắc mắc liệu có thể xuất hóa đơn điện tử gộp cho các đơn hàng hay phải xuất từng hóa đơn riêng lẻ.

Với mỗi tô bún giá 25.000–35.000 đồng, việc xuất hàng trăm hóa đơn mỗi ngày đòi hỏi chi phí và thời gian lớn. Chủ hộ, một người lớn tuổi, phụ thuộc vào nhân viên trẻ để thao tác hóa đơn điện tử, dẫn đến câu hỏi liệu có thể xuất hóa đơn cho đơn hàng buổi tối vào sáng hôm sau.

Bà Nguyễn Thị Lan, đại diện Cục Thuế, cho biết hiện chưa có quy định cho phép xuất hóa đơn gộp, và hóa đơn điện tử phải được xuất ngay khi giao dịch hoàn tất, bất kể đã nhận tiền hay chưa.

Gánh nặng với giao dịch nhỏ lẻ

Các hộ kinh doanh bán lẻ, như cửa hàng phụ kiện điện thoại tại TP.HCM, đối mặt với vấn đề chi phí xuất hóa đơn điện tử cho các đơn hàng nhỏ, từ 2.000–15.000 đồng. Chi phí thao tác và vận hành hệ thống thường vượt quá lợi nhuận, khiến việc tuân thủ quy định trở thành áp lực.

Giao dịch qua sàn thương mại điện tử cũng đặt ra thách thức về xử lý hoàn hàng. Nếu hóa đơn điện tử được xuất vào cuối 2025 nhưng hàng bị trả vào 2026, việc điều chỉnh thuế giữa hai năm tài chính vẫn chưa rõ ràng. Bộ Tài chính đang soạn thảo nghị định, dự kiến ban hành trong tháng 5/2025, để giải quyết các vấn đề này.

Những thách thức này đòi hỏi giải pháp linh hoạt để hỗ trợ hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử hiệu quả hơn.

Hỗ trợ trực tiếp từ cơ quan thuế

Cục Thuế cam kết hỗ trợ hộ kinh doanh trong tháng 5/2025 để làm quen với hóa đơn điện tử. Các chi cục thuế đã bố trí cán bộ làm việc ngoài giờ, phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để hướng dẫn tận nơi.

Ông Trần Văn Minh, Phó Cục trưởng Cục Thuế, nhấn mạnh rằng cơ quan thuế sẽ cung cấp tài liệu chi tiết và tổ chức tập huấn để người nộp thuế sử dụng thành thạo hóa đơn điện tử. Các buổi hướng dẫn kỹ thuật giúp giảm thiểu lỗi hệ thống và tăng sự tự tin cho hộ kinh doanh.

Sự hỗ trợ này là yếu tố quan trọng để quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ, đặc biệt với các hộ nhỏ lẻ.

Vai trò của sàn thương mại điện tử

Luật số 56/2024 sửa đổi Luật Quản lý thuế quy định các sàn thương mại điện tử, như Shopee hay Lazada, sẽ kê khai và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh. Điều này giảm gánh nặng xuất hóa đơn điện tử cho các hộ bán hàng qua sàn.

Nghị định sắp ban hành sẽ làm rõ trách nhiệm của sàn trong việc xử lý giao dịch bị hủy, đảm bảo bù trừ thuế minh bạch. Cục Thuế sẽ phổ biến chi tiết sau khi nghị định có hiệu lực, giúp hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định hóa đơn điện tử.

Sự tham gia của sàn thương mại điện tử là bước tiến lớn, hỗ trợ hiện đại hóa quản lý thuế và đơn giản hóa quy trình cho hộ kinh doanh.

Giải pháp lâu dài cho hộ kinh doanh

Triển khai hóa đơn điện tử là bước đi tất yếu để hiện đại hóa hệ thống thuế, nhưng cần thời gian để hộ kinh doanh thích nghi. Các giải pháp như nâng cấp phần mềm, tăng cường đào tạo kỹ thuật, và ban hành quy định rõ ràng về hoàn hàng sẽ giúp giảm áp lực.

Hộ kinh doanh cần chủ động phối hợp với cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm để làm quen với hóa đơn điện tử. Chính phủ cũng cần tiếp tục hỗ trợ, đặc biệt với các hộ nhỏ và người lớn tuổi, để đảm bảo quá trình chuyển đổi không gây gián đoạn kinh doanh.

Năm 2025 là giai đoạn quan trọng để hóa đơn điện tử trở thành công cụ quen thuộc, góp phần xây dựng hệ thống thuế minh bạch và hiệu quả tại Việt Nam.